Acatech Cabinet
Tidak terkecuali di sekolah, mengarsipkan berbagai dokumen baik yang menyangkut kegiatan penyelenggaraan pendidikan, hal keuangan, hubungan dengan luar atau relasi maupun dokumen yang menyangkut pimpinan sekolah, guru, staff serta siswa perlu dilakukan dengan baik. Acatech Cabinet adalah perangkat lunak yang dirancang untuk mendata, menyimpan atau mengarsipkan berbagai surat, dokumen atau tulisan yang dibuat dan atau diterima sekolah selama proses penyelenggaraan pendidikan dalam sebuah sistem yang terintegrasi berbasis teknologi informasi.
Sebagai sumber dan pusat rekaman bagi penyelenggaraan pendidikan di sekolah, maka surat atau dokumen tersebut akan mudah dicari guna berbagai keperluan, seperti :
- Pembuktian terhadap hak dan kewajiban atas pihak-pihak yang ada di sekolah
- Menginformasikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan
- Melakukan fungsi administrasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas serta fungsi lembaga, dan lain-lain.
Selain itu, Acatech Cabinet juga memiliki fasilitas yang sangat membantu sekolah dalam melakukan kegiatan kearsipan sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai, yaitu :
- Menu untuk menyimpan atau mendata jenis dokumen, sifat serta status dokumen,
- Menu untuk mendata surat masuk dan keluar
- Fasilitas pelaporan yang terdiri dari laporan dan rekap atas dokumen masuk dan keluar baik berdasarkan asal dokumen, content, periode serta tujuan, dan lain-lain.
Apakah Acatech Cabinet ?
Acatech Cabinet merupakan perangkat lunak yang dirancang untuk mendata, menyimpan atau mengarsipkan berbagai jenis surat, dokumen atau tulisan lainnya yang dibuat dan atau diterima sekolah selama penyelenggaraan pendidikan dalam sebuah sistem yang terintegrasi berbasis teknologi informasi. Dengan sistem kearsipan yang baik, maka surat atau dokumen tersebut akan mudah dicari sewaktu-waktu guna keperluan atau kepentingan pihak sekolah berkaitan dengan fungsi arsip tersebut sebagai sumber dan pusat rekaman kegiatan.
Deskripsi Fungsional Acatech Cabinet.
Acatech Cabinet berfungsi untuk melakukan kegiatan kearsipan di sekolah sehingga berbagai jenis surat atau dokumen penting baik yang menyangkut proses penyelenggaraan pendidikan, hal keuangan, adminstrasi, hubungan dengan pihak luar maupun dokumen mengenai data guru, staff serta siswa dapat tersimpan dengan baik dan rapih. Berbagai menu dan jenis laporan sebagai fasilitas pada perangkat lunak ini akan menghindarkan sekolah dari hal-hal yang menyebabkan dokumen atau arsip yang ada tercecer atau hilang. Dengan Acatech Cabinet, maka surat atau dokumen yang dibuat atau diterima sekolah dapat dicari dengan lebih mudah baik berdasarkan jenis dokumen, sifat maupun status dokumen tersebut guna berbagai keperluan.
Fasilitas yang dimiliki oleh Acatech Cabinet adalah sebagai berikut :
- Penanganan master data sekolah yang meliputi data company, backup dan restore data base, jenis dokumen, sifat dokumen ( rahasia, segera, umum, penting, sangat rahasia ), status dokumen (terkirim, tunda, tidak diketahui) dan lain-lain.
- Penanganan transaksi kearsipan, seperti transaksi surat masuk dan surat keluar, yang berisi informasi mengenai isi surat, tanggal, kode, hal, tembusan dan lain-lain.
- Pencetakan berbagai jenis laporan dan rekap atas dokumen atau surat masuk dan keluar berdasarkan asal surat, content, periode, tujuan serta sifat dan status dokumen.
- Fasilitas grafik untuk sejumlah data penting yang sangat bermanfaat bagi pimpinan sekolah.
Di samping fungsi-fungsi di atas, Acatech Cabinet dilengkapi juga dengan fasilitas tambahan sebagai berikut :
- Antar muka grafis dengan standar Windows, menu pull down dan dapat memanfaatkan fasilitas input (keyboard dan mouse) dan output (printer) sesuai standar Windows.
- Fasilitas keamanan terhadap akses data dan aplikasi hanya untuk pemakai yang berhak dan terdaftar pada aplikasi. Setiap pemakai memiliki password sendiri.
- Fasilitas menu yang disesuaikan dengan kategori pemakai. Setiap kategori atau kelompok pemakai memiliki menu yang berbeda.
- Mendukung multi user pada pemakaian secara bersamaan pada lingkungan jaringan komputer.
Dengan berbagai fasilitas tersebut, Acatech Cabinet memberikan kemudahan bagi pihak sekolah dalam mendata atau menyimpan berbagai surat atau dokumen yang dibuat dan atau diterima sekolah selama penyelenggaraan pendidikan, sehingga jika diperlukan sewaktu-waktu, dokumen tersebut mudah dicari sesuai fungsi dan tujuan kearsipan.
Secara umum alur kerja Acatech Cabinet digambarkan pada skema berikut ini :
Alur kerja Acatech Cabinet dimulai dari penentuan master data yang meliputi data sekolah dan data yang menyangkut surat atau dokumen yang biasa dibuat atau diterima yang dibedakan atas jenis, sifat dan status surat. Selanjutnya, berbagai jenis surat atau dokumen yang dibuat dan atau diterima sekolah selama penyelenggaraan pendidikan didata dan disimpan dengan mencantumkan seluruh informasi yang terdapat di dalam surat tersebut seperti asal, isi surat, tanggal, tujuan, tembusan surat dan lain-lain. Jika seluruh surat tersebut telah direkam dengan baik, maka sekolah dapat dengan mudah mencari surat tersebut jika diperlukan. Selanjutnya, berbagai laporan dan rekap atas surat atau dokumen baik berdasarkan asal surat, periode, tujuan dan lain-lain dapat dicetak dengan mudah sesuai kebutuhan.
Pemakai Acatech Cabinet dapat terdiri dari kelompok sebagai berikut :
- Staf Administrasi (Kategori Operator)
- Pengelola Pusat Data Komputer (Kategori Administrator)
Pemakai lainnya dapat ditambahkan sesuai kebijakan pimpinan dengan cara memasukkan nama pemakai baru untuk kelompok yang telah didefinisikan (Operator, Anggota, Pimpinan dan Administrator). Setiap pemakai harus didaftarkan dengan nama yang unik dan password untuk dapat mengakses aplikasi Acatech Cabinet .
Persyaratan Hardware dan Software
Acatech Cabinet dapat dijalankan pada komputer yang memenuhi persyaratan perangkat keras (hardware) minimal sebagai berikut :
- PC IBM Compatible dengan prosesor kelas Pentium IV
- Memori RAM sebesar 256 MB
- Hard disk dengan ruang kosong 40 MB
- Layar monitor SVGA
- Keyboard dan mouse
Sedangkan perangkat lunaknya adalah sebagai berikut :
- Windows 98 sebagai sistem operasi
- MS SQL Server 2000 sebagai back and database
Untuk pemakaian di jaringan, maka diperlukan sebuah server dengan spesifikasi minimal sbb. :
- PC IBM Compatible dengan prosesor kelas Pentium IV
- Memori RAM sebesar 512 MB
- Hard disk dengan kapasitas yang cukup besar
- Layar monitor SVGA
- Keyboard dan mouse
Sejumlah setting koneksi diperlukan agar aplikasi ini dapat dijalankan di lingkungan jaringan.
punchsoft, inc
As one of developer of IT products, supporting by its area representative channels across the 18 major cities at central java, the company is able to anticipate and meet all of its customer’s sophisticated IT needs.
meet our Customer Services by Contact Us or mail us directly at : contact@punchsoft.net
